Algemene Voorwaarden Portretmakers

Portretmakers, gevestigd te Breda en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 81900678, is gespecialiseerd in videoportretten, podcasts en fotoseries voor particulieren, bedrijven en maatschappelijke instellingen. Deze algemene voorwaarden zijn opgesteld in een toegankelijke maar juridisch correcte stijl en zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en diensten van Portretmakers. Eventuele afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig als ze schriftelijk zijn overeengekomen.

Artikel 1: Definities

Offerte: Iedere schriftelijke aanbieding van Portretmakers aan (rechts)personen om een overeenkomst aan te gaan.

Overeenkomst: De overeenkomst van opdracht tussen Portretmakers en de opdrachtgever voor levering van diensten of producten.

Opdracht: Het specifieke project, de dienst of het product dat door Portretmakers voor de opdrachtgever vervaardigd wordt.

Portretmakers: De onderneming Portretmakers (inclusief alle werknemers of uitvoerders), gebruiker van deze algemene voorwaarden, tevens opdrachtnemer.

Opdrachtgever: De natuurlijke persoon of rechtspersoon met wie Portretmakers de overeenkomst sluit en die daarmee deze algemene voorwaarden aanvaardt.

Annuleren / Annulering: De beëindiging of ontbinding van de overeenkomst door de opdrachtgever.

Schriftelijk: Onder “schriftelijk” wordt in deze voorwaarden tevens verstaan elektronische communicatie (bijv. e-mail), mits de identiteit van de afzender en de integriteit van de inhoud voldoende vaststaan. De opdrachtgever draagt te allen tijde de bewijslast van de ontvangst van dergelijke elektronische communicatie.

Gebruik: Het verveelvoudigen en/of openbaar maken van materiaal zoals gedefinieerd in de Auteurswet.

Artikel 2: Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle opdrachten, offertes en overeenkomsten tussen Portretmakers en de opdrachtgever, evenals op alle daaruit voortvloeiende verbintenissen. Dit omvat – maar is niet beperkt tot – overeenkomsten tot het maken van audiovisuele producties (video’s, podcasts, fotoseries) en alle bijbehorende diensten.
Eventuele algemene voorwaarden van de opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Indien één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig of vernietigbaar blijken, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval in onderling overleg een vervangende regeling treffen die de strekking van de nietige bepaling zoveel mogelijk benadert.
Op de verwerking van persoonsgegevens door Portretmakers is de Privacyverklaring van Portretmakers van toepassing (raadpleegbaar via de website van Portretmakers).

Artikel 3: Offerte en totstandkoming overeenkomst

Offertes: Portretmakers stelt offertes op naar beste inzicht en vermogen, gebaseerd op een inschatting van de benodigde werkuren (voorbereiding, opnames, montage) en eventuele materiaalkosten. Standaardpakketprijzen zijn te vinden op de website van Portretmakers. Alle prijzen in de offerte zijn in euro’s en exclusief 21% BTW, tenzij anders vermeld.
Geldigheid: Offertes van Portretmakers zijn vrijblijvend en geldig tot 30 dagen na dagtekening, tenzij in de offerte een andere termijn is vermeld. Portretmakers kan een offerte binnen die termijn herroepen of wijzigen indien de omstandigheden daartoe aanleiding geven.
Aanvaarding: Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat de opdrachtgever schriftelijk (waaronder per e-mail) akkoord gaat met de offerte of een ander aanbod van Portretmakers. Met die aanvaarding verklaart de opdrachtgever zich akkoord met deze algemene voorwaarden.
Meerwerk: Indien tijdens de uitvoering van de opdracht blijkt dat meer werk vereist is dan in de offerte voorzien – bijvoorbeeld door aanvullende wensen van de opdrachtgever – zal Portretmakers dit meerwerk zoveel mogelijk tijdig melden. Meerwerk wordt, tenzij anders overeengekomen, tegen het overeengekomen uurtarief of de meerprijs zoals in de offerte vermeld, aan de opdrachtgever in rekening gebracht.

Artikel 4: Aangeleverd materiaal en rechten van derden

Eigen materiaal opdrachtgever: De opdrachtgever is verantwoordelijk voor alle beeld-, audio- of tekstmaterialen die hij aanlevert voor gebruik in de productie. De opdrachtgever garandeert dat hij over alle noodzakelijke rechten (zoals auteursrechten, portretrechten of licenties) beschikt om dit materiaal door Portretmakers te laten gebruiken.
Vrijwaring: De opdrachtgever vrijwaart Portretmakers volledig voor alle aanspraken van derden wegens (vermeende) inbreuk op intellectuele eigendomsrechten van derden, wanneer deze aanspraken verband houden met door de opdrachtgever aangeleverd materiaal. Alle schade en kosten die hieruit voortvloeien komen voor rekening van de opdrachtgever.
Muziek en ander beschermd materiaal: Indien de opdrachtgever wenst dat Portretmakers bepaalde muziek, beeldfragmenten of andere auteursrechtelijk beschermde elementen in de productie verwerkt, dient de opdrachtgever zelf tijdig zorg te dragen voor het verkrijgen van de benodigde licenties of toestemming van de rechthebbenden. Portretmakers kan adviseren over geschikte rechtenvrije of gelicenseerde muziek, maar de eindverantwoordelijkheid voor het aanleveren van legaal te gebruiken materiaal ligt bij de opdrachtgever.
Publicatiekosten muziek: Wanneer de uiteindelijke video, podcast of ander product muziek of ander beschermd materiaal bevat en de opdrachtgever publiceert dit werk openbaar (bijvoorbeeld online, op sociale media, een beurs, evenement of in een openbare ruimte), dan is de opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor eventuele afdracht van vergoedingen aan auteursrechtenorganisaties (zoals Buma/Stemra) of andere kosten die samenhangen met die openbare publicatie.
Geen verhaal op Portretmakers: Portretmakers is niet aansprakelijk voor boetes, claims of kosten van derden die voortkomen uit het door de opdrachtgever (openbaar) delen of publiceren van materiaal uit de productie zonder de benodigde rechten. Indien de opdrachtgever toch besluit dergelijk beschermd materiaal publiek te (laten) gebruiken zonder juiste toestemming, komen alle daaruit voortvloeiende gevolgen en kosten volledig voor zijn eigen rekening.

Artikel 5: Gebruik voor promotiedoeleinden door Portretmakers (Portretrecht)

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, behoudt Portretmakers zich het recht voor om het door haar gemaakte materiaal (foto’s, video’s, audio-opnames en eindproducten) te gebruiken voor eigen promotionele doeleinden en publicaties. Dit omvat – maar is niet beperkt tot – gebruik op de website, in een portfolio of blog, op social media, in tijdschriftartikelen, drukwerk, presentaties en beursmateriaal. Afwijkende afspraken hierover worden schriftelijk vastgelegd. Indien de opdrachtgever of geportretteerde vooraf beperkingen wil opleggen aan dergelijk gebruik (bijvoorbeeld vanwege privacy of gevoeligheid van het materiaal), dient hij dit vóór het sluiten van de overeenkomst kenbaar te maken zodat dit in de overeenkomst kan worden opgenomen.

Artikel 6: Betalingsvoorwaarden

Aanbetaling en facturatie: Bij het aangaan van de overeenkomst kan Portretmakers een (gedeeltelijke) vooruitbetaling of aanbetaling verlangen. Tenzij anders overeengekomen, dient de opdrachtgever facturen binnen 14 dagen na factuurdatum te voldoen. Eventuele andere betalingsafspraken worden schriftelijk bevestigd.
Niet-tijdige betaling: Indien de opdrachtgever niet binnen de gestelde termijn betaalt, is hij van rechtswege in verzuim. Portretmakers zal de opdrachtgever in dat geval eenmalig een betalingsherinnering sturen. Blijft betaling daarna uit, dan is de opdrachtgever vertragingsrente verschuldigd van 15% per jaar over het openstaande bedrag, te rekenen vanaf de vervaldatum van de factuur. Daarnaast is de opdrachtgever een vaste vergoeding voor incasso- en herinneringskosten verschuldigd ter grootte van 10% van het factuurbedrag, met een minimum van € 10,-.
Opschorting en ontbinding bij wanbetaling: Als de opdrachtgever na aanmaning in gebreke blijft met betaling, is Portretmakers bevoegd verdere uitvoering van de overeenkomst op te schorten totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden. Tevens worden in dat geval alle nog openstaande vorderingen van Portretmakers op de opdrachtgever direct opeisbaar. Blijft betaling uit ondanks opschorting, dan kan Portretmakers de overeenkomst schriftelijk ontbinden. Opschorting of ontbinding laat het recht van Portretmakers op schadevergoeding of betaling voor al verrichte werkzaamheden onverlet.
Eigendomsvoorbehoud betaling: Alle geleverde zaken (zoals fysieke dragers met opnames of foto-afdrukken) blijven eigendom van Portretmakers totdat de opdrachtgever alle uit de overeenkomst voortvloeiende betalingsverplichtingen volledig is nagekomen (zie ook artikel 16).

Artikel 7: Aansprakelijkheid

Portretmakers zal de overeenkomst uitvoeren met de grootste zorgvuldigheid. Aansprakelijkheid voor schade wordt echter, voor zover wettelijk toegestaan, uitgesloten. Dit betekent dat Portretmakers niet aansprakelijk is voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit de uitvoering van de overeenkomst, behoudens opzet of bewuste roekeloosheid van Portretmakers.
In het bijzonder is Portretmakers niet aansprakelijk voor gevolgschade, bedrijfsschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill of enige andere vorm van indirecte schade bij de opdrachtgever of derden. Ook voor eventuele schade als gevolg van vertraging in oplevering, het niet behalen van gewenste resultaten, of schade aan eigendommen van de opdrachtgever, draagt Portretmakers – behoudens wettelijke verplichtingen – geen aansprakelijkheid.
Indien ondanks het bovenstaande toch aansprakelijkheid van Portretmakers mocht worden vastgesteld, is deze beperkt tot maximaal het bedrag van de voor de opdracht afgesproken vergoeding (excl. BTW). Indien de overeenkomst een doorlooptijd langer dan drie maanden heeft, wordt de aansprakelijkheid verder beperkt tot het bedrag van de vergoedingen over de laatste drie maanden.
De opdrachtgever is gehouden Portretmakers te vrijwaren voor alle aanspraken van derden (zoals familieleden, geportretteerden of andere betrokkenen) die voortvloeien uit of verband houden met de uitvoering van de opdracht, tenzij deze aanspraken het gevolg zijn van opzet of grove schuld van Portretmakers.
Niets in deze algemene voorwaarden beperkt de aansprakelijkheid van Portretmakers voor overlijden of letsel door haar schuld, of enige andere aansprakelijkheid die volgens de wet niet beperkt mag worden.

Artikel 8: Overmacht

Definitie: Onder overmacht wordt verstaan elke van de wil van Portretmakers en/of de opdrachtgever onafhankelijke omstandigheid – voorzien of onvoorzien – die nakoming van de overeenkomst blijvend of tijdelijk verhindert. Hieronder vallen onder meer: ernstige ziekte of overlijden van de geportretteerde, opdrachtgever of belangrijke betrokkenen, ziekte of ongeval van de videograaf/fotograaf, familieomstandigheden, pandemieën, brand, diefstal, overheidsmaatregelen, natuurrampen of andere extreme gebeurtenissen.
Gevolgen van overmacht: In geval van overmacht aan de zijde van Portretmakers worden haar verplichtingen opgeschort zolang de overmachtssituatie voortduurt. Portretmakers zal de opdrachtgever zo spoedig mogelijk informeren en zich inspannen om indien mogelijk een alternatieve datum of oplossing te bieden. Portretmakers is niet aansprakelijk voor eventuele schade door de vertraging of niet-uitvoering als gevolg van overmacht.
In geval van overmacht aan de zijde van de opdrachtgever (bijvoorbeeld ernstige ziekte of een sterfgeval waardoor een opname niet kan doorgaan), zal de opdrachtgever dit zo spoedig mogelijk melden. Partijen treden dan in overleg om de afspraak te verzetten of – indien verplaatsen niet mogelijk is – de overeenkomst redelijkerwijs te beëindigen of annuleren zonder (volledige) kosten voor de opdrachtgever (zie ook artikel 10 voor specifieke voorwaarden bij overlijden van de geportretteerde).
Duur van overmacht: Duurt een overmachtsituatie langer dan 60 dagen, dan hebben beide partijen het recht om de overeenkomst schriftelijk te ontbinden, zonder verplichting tot schadevergoeding. Eventueel reeds door Portretmakers uitgevoerd werk tot aan dat moment wordt naar rato afgerekend (bijvoorbeeld op basis van al gemaakte uren of kosten), tenzij anders overeengekomen.

Artikel 9: Annulering door de opdrachtgever

Annulering van studioboekingen: Voor gereserveerde studio-opnames geldt dat bij annulering door de opdrachtgever minimaal 14 dagen vóór de geplande opnamedatum geen kosten in rekening worden gebracht. Bij annulering korter dan 14 dagen voor de opnamedatum is Portretmakers gerechtigd 50% van de afgesproken studiokosten/huursom in rekening te brengen, aangezien op korte termijn de studio niet meer aan een ander verhuurd kan worden.
Annulering van overige opdrachten: Voor annulering van overige opdrachten (zoals opnames op locatie, interviews, productie van videoportretten of podcasts) gelden de volgende regels:

Meer dan 1 maand vóór de afgesproken datum: de opdrachtgever is geen annuleringskosten verschuldigd.
Tussen 1 maand en 14 dagen vóór de afgesproken datum: de opdrachtgever dient 50% van het totaal overeengekomen bedrag te betalen.
Binnen 14 dagen vóór de afgesproken datum: de opdrachtgever is het volledige overeengekomen bedrag (100%) verschuldigd.

Mededeling: Annuleringen dienen schriftelijk (waaronder per e-mail, zie definitie in artikel 1) te worden doorgegeven. De datum van ontvangst van de annuleringsmededeling door Portretmakers is bepalend voor de toepassing van bovenstaande termijnen en kosten.
Overmacht bij annulering: In geval van annulering door de opdrachtgever vanwege aantoonbare overmacht (zie artikel 8), zullen partijen in overleg treden. Indien sprake is van overmacht en verplaatsing van de opdracht is niet mogelijk, kan Portretmakers besluiten af te zien van annuleringskosten of een redelijke compensatie overeenkomen. Dit laat onverlet dat voor reeds gemaakte kosten (bijvoorbeeld studiokosten van derden) mogelijk wel een vergoeding gevraagd wordt, tenzij die kosten door Portretmakers kunnen worden beperkt of teruggevorderd.

Artikel 10: Revisie van het eindproduct

Na oplevering van een eerste versie van het eindproduct (bijvoorbeeld de eerste montage van een video of proefversie van een podcast) heeft de opdrachtgever recht op één revisieronde. Portretmakers zal op basis van de feedback van de opdrachtgever één maal kosteloos wijzigingen doorvoeren binnen redelijke grenzen en volgens de oorspronkelijke opdracht. Eventuele kleine correcties (bijvoorbeeld tekstuele foutjes of een enkel beeld wisselen) vallen hier ook onder.

Indien de opdrachtgever na deze revisieronde verdere aanpassingen wenst of ingrijpende wijzigingen verzoekt die buiten de oorspronkelijke opdracht vallen, behoudt Portretmakers zich het recht voor hiervoor meerwerk in rekening te brengen tegen het gebruikelijke uurtarief. Portretmakers zal de opdrachtgever hierover tevoren informeren.

Artikel 11: Tussentijds overlijden van de geportretteerde

Indien de persoon die centraal staat in de video, podcast of fotoreportage (de geportretteerde) komt te overlijden voordat de opdracht volledig is afgerond, gelden de volgende afspraken:

Voortraject zonder opnames: Als er uitsluitend één of meerdere voorgesprekken hebben plaatsgevonden maar er nog geen opnames zijn gemaakt, brengt Portretmakers geen kosten in rekening voor de opdracht. Eventueel reeds betaalde voorschotten voor nog niet gemaakte opnames zullen worden terugbetaald aan de opdrachtgever.
Gedeeltelijke uitvoering (wel opnames gemaakt): Als er al (gedeeltelijk) opnames zijn gemaakt ten tijde van het overlijden van de geportretteerde, zal Portretmakers in overleg met de opdrachtgever – hoe moeilijk de omstandigheden ook zijn – een billijk deel van de totaalprijs in rekening brengen, ter dekking van de reeds verrichte werkzaamheden. Portretmakers zal in dit geval al het ruwe opgenomen materiaal overdragen aan de opdrachtgever. Desgewenst kan Portretmakers, in nader overleg, dit materiaal alsnog (verkort) monteren tot een passend herinneringsproduct, tegen een redelijke aanvullende vergoeding. De keuze hiervoor ligt bij de opdrachtgever en/of nabestaanden.

Deze regeling bij overlijden van de geportretteerde is bedoeld om alle partijen recht te doen in een emotionele situatie. Portretmakers zal steeds in goed overleg treden met de opdrachtgever of nabestaanden om tot een passende oplossing te komen.

Artikel 12: Levering en levertijd

Levertijd indicatie: Portretmakers streeft ernaar de afgesproken diensten of producten binnen de geschatte levertijd te leveren. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, zijn alle door Portretmakers genoemde levertijden indicatief. In bepaalde omstandigheden (zoals onvoorziene bewerkingswerkzaamheden, ziekte – zie overmacht –, of vertraging in de aanlevering van materiaal door de opdrachtgever) kan de uiteindelijke levertijd langer uitvallen.
Overschrijding levertijd: Enkel het overschrijden van een aangegeven levertijd – hoe betreurenswaardig ook – geeft de opdrachtgever geen recht op schadevergoeding of annulering van de overeenkomst, mits Portretmakers binnen een redelijke termijn alsnog levert. Portretmakers zal de opdrachtgever tijdig informeren indien een vertraging ontstaat.
Levering producten: Levering van digitale producten (zoals videobestanden, audiobestanden of digitale fotoalbums) vindt doorgaans plaats via een downloadlink, WeTransfer, USB-stick of een ander overeengekomen medium. Fysieke producten worden ofwel persoonlijk overhandigd, ofwel verzonden naar het overeengekomen adres.
Transportrisico: Indien levering plaatsvindt via post of koerier, geschiedt dit voor risico van de opdrachtgever. Portretmakers verpakt de goederen deugdelijk, maar is niet aansprakelijk voor schade ontstaan tijdens of door het transport door derden.

Artikel 13: Vergoeding en meerwerk

Gebruikelijke vergoeding: Indien partijen geen specifieke prijs of vergoeding zijn overeengekomen voor de opdracht, zal de gebruikelijke tarievenstructuur van Portretmakers gelden, zoals vermeld op de website of in tariefkaarten van Portretmakers.
Redelijke vergoeding: Indien geen gebruikelijk tarief bepaald kan worden voor de betreffende opdracht, zal Portretmakers een redelijke en billijke vergoeding rekenen voor het geleverde, rekening houdend met de aard en omvang van de werkzaamheden en wat in de branche gebruikelijk is.
Aanvullende kosten: Indien Portretmakers tijdens de uitvoering van de opdracht aantoonbaar hogere onvoorziene kosten moet maken of meerwerk moet verrichten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn (bijvoorbeeld door gewijzigde wensen van de opdrachtgever of onvoorziene complicaties), heeft Portretmakers het recht deze kosten aan de opdrachtgever in rekening te brengen. Dit gebeurt zoveel mogelijk in overleg en op basis van nacalculatie.
Nacalculatie: De uiteindelijke vergoeding wordt vastgesteld op basis van de daadwerkelijk verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten (nacalculatie). Hierbij wordt rekening gehouden met de vooraf geoffreerde prijzen en uurtarieven, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. Het standaard uurtarief voor specialistische werkzaamheden van Portretmakers bedraagt € 100,- per uur (exclusief BTW), tenzij een andere prijs is afgesproken.

Artikel 14: Klachten

Termijn indienen klachten: De opdrachtgever dient eventuele klachten over de uitgevoerde werkzaamheden of geleverde producten zo spoedig mogelijk kenbaar te maken. Klachten over de uitvoering van de overeenkomst of bezwaren tegen een (deel)factuur moeten uiterlijk binnen 5 werkdagen na voltooiing van de betreffende werkzaamheden of na factuurdatum schriftelijk bij Portretmakers worden ingediend. Klachten omtrent concreet geleverde eindproducten (bijvoorbeeld het ontvangen video- of fotomateriaal) dienen in alle gevallen uiterlijk binnen 5 werkdagen na ontvangst daarvan schriftelijk te worden gemeld.
Gevolgen van te laat klagen: Klachten die na de in lid 1 genoemde termijnen worden ingediend, hoeft Portretmakers niet meer in behandeling te nemen en gelden de werkzaamheden en producten als geaccepteerd.
Onderzoek en oplossing: Portretmakers zal ingediende klachten serieus onderzoeken en waar mogelijk adequaat oplossen. Een ingediende klacht schort echter de betalingsverplichting van de opdrachtgever niet op, tenzij Portretmakers schriftelijk anders aangeeft.
Geschillen over kwaliteit: Indien partijen van mening verschillen over de gegrondheid van een klacht of de kwaliteit van het geleverde, zullen zij trachten in goed overleg tot een oplossing te komen. Lukt dit niet, dan kan dit meningsverschil aangemerkt worden als een geschil in de zin van artikel 19 (toepasselijk recht en geschillen).

Artikel 15: Intellectuele eigendom en gebruik door opdrachtgever

Auteursrecht Portretmakers: Alle door Portretmakers gecreëerde content en producties (waaronder videofilms, audio-opnames, foto’s en ontwerpen) zijn auteursrechtelijk beschermd. Het auteursrecht en eventuele overige intellectuele eigendomsrechten op de in het kader van de opdracht gemaakte werken berusten bij Portretmakers, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Dit geldt ook voor concepten, ideeën, scenario’s of voorstellen die door Portretmakers voor de opdrachtgever worden ontwikkeld: deze blijven formeel en juridisch eigendom van Portretmakers, ongeacht of ze tot uitvoering komen. In geval van inbreuk of misbruik van deze rechten door de opdrachtgever zal Portretmakers de opdrachtgever of de betreffende derde aansprakelijk stellen, hetgeen juridische consequenties kan hebben.
Gebruiksrecht opdrachtgever: Na volledige betaling van de overeengekomen prijs verkrijgt de opdrachtgever van Portretmakers een niet-exclusief gebruiksrecht (licentie) op het geleverde eindproduct. Deze licentie houdt in dat:

Particulieren het geleverde werk voor persoonlijk gebruik en binnen familie- of vriendenkring mogen vertonen, delen of afspelen. Onder persoonlijk gebruik valt ook het delen van bijvoorbeeld een herinneringsvideo op een besloten uitvaart of herdenkingsbijeenkomst, of het bewaren van de content voor privé-archief.
Bedrijven en organisaties het geleverde werk intern en voor de overeengekomen doeleinden mogen gebruiken, bijvoorbeeld voor promotie op de eigen website, social media, presentaties of binnen de eigen organisatie. Commercieel gebruik (zoals marketing of PR) is toegestaan voor zover dit overeenstemt met het doel van de opdracht zoals vastgelegd in de offerte/opdrachtbevestiging.

Beperkingen gebruik: Het verleende gebruiksrecht betekent niet dat de opdrachtgever het materiaal onbeperkt of vrijelijk mag exploiteren. Zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Portretmakers is het de opdrachtgever niet toegestaan het geleverde materiaal:

te verkopen, licentiëren of anderszins over te dragen aan derden (anders dan bij normaal delen zoals bedoeld in lid 2);
te verveelvoudigen of kopiëren buiten de kring van het toegestane gebruik (bijvoorbeeld massaal kopiëren/distribueren van de video);
te bewerken of gewijzigde versies openbaar te maken (anders dan kleine bewerkingen voor eigen gebruik, zoals het knippen van fragmenten voor een interne presentatie, mits de strekking niet wordt veranderd);
openbaar te vertonen, uitzenden of publiceren buiten de overeengekomen context (bijvoorbeeld uitzending op televisie, openbaar vertonen op internet of grootschalige campagnematige inzet) zonder aanvullende toestemming van Portretmakers.

Nieuwe doeleinden: Wil de opdrachtgever het geleverde werk later voor een ander of ruimer doel gebruiken dan oorspronkelijk overeengekomen (bijvoorbeeld een documentaire breder distribueren, of beelden inzetten in een nieuwe campagne), dan dient hiervoor vooraf overleg met Portretmakers plaats te vinden. Portretmakers kan aan dergelijke uitbreiding van het gebruik redelijke voorwaarden of een extra vergoeding verbinden.
Naamsvermelding: Portretmakers stelt het op prijs om – waar toepasselijk – als maker vermeld te worden bij openbaar gebruik van het geleverde werk (bijvoorbeeld een vermelding in de aftiteling van een video of in de beschrijving online). Dit is echter geen harde verplichting voor de opdrachtgever, tenzij dit apart is overeengekomen of wet- en regelgeving dit voorschrijft.
Overtreding gebruiksrechten: Bij overtreding van de in dit artikel gestelde gebruiksbeperkingen, behoudt Portretmakers zich het recht voor om passende maatregelen te nemen. Deze kunnen bestaan uit het intrekken van de verleende licentie, het vorderen van een aanvullende vergoeding ter hoogte van de gebruikelijke licentiekosten voor het extra gebruik, en/of het eisen van schadevergoeding voor eventuele geleden schade. In ernstige gevallen van inbreuk kan dit bovendien strafrechtelijke gevolgen hebben op grond van de Auteurswet (art. 31, 31a en 32 Auteurswet).

Artikel 16: Eigendomsvoorbehoud

Voorbehoud eigendom materialen: Alle fysieke materialen en dragers (bijv. USB-sticks met video, geprinte fotoalbums, etc.) die door Portretmakers geleverd worden, blijven eigendom van Portretmakers totdat de opdrachtgever alle verplichtingen uit de overeenkomst is nagekomen. Hieronder valt uitdrukkelijk de volledige betaling van de overeengekomen prijs, vermeerderd met eventuele bijkomende kosten, rente en toeslagen bij laat betaling (zie artikel 6).
Reeks leveringen: Indien een overeenkomst voorziet in de levering van meerdere producten of gedeelten (bijvoorbeeld periodieke afleveringen van videoreeksen), blijft het eigendomsvoorbehoud van kracht totdat de opdrachtgever aan alle (betalings)verplichtingen met betrekking tot de gehele reeks leveringen heeft voldaan.
Inroepen eigendomsvoorbehoud: Als de opdrachtgever zijn verplichtingen niet nakomt of Portretmakers gegronde vrees heeft dat de opdrachtgever zal tekortschieten, is Portretmakers gerechtigd om onder eigendomsvoorbehoud geleverde zaken terug te nemen. In dat kader mag Portretmakers zowel eigenhandig als via derden de betreffende zaken bij de opdrachtgever (of een door hem ingeschakelde derde) weghalen. De hieraan verbonden redelijke kosten komen voor rekening van de opdrachtgever.
Beslag door derden: De opdrachtgever mag de onder eigendomsvoorbehoud geleverde zaken niet verpanden of anderszins met rechten van derden bezwaren. Indien een derde partij (bijvoorbeeld een beslaglegger) rechten op de geleverde zaken wil doen gelden voordat de eigendom is overgegaan op de opdrachtgever, is de opdrachtgever verplicht Portretmakers hiervan onverwijld schriftelijk op de hoogte te stellen. Tevens dient de opdrachtgever zo’n derde te informeren over het eigendomsvoorbehoud van Portretmakers.
Retentierecht: Portretmakers heeft, onverminderd het eigendomsvoorbehoud, een retentierecht (recht van terughouding) op alle zaken van de opdrachtgever die zij onder zich heeft in het kader van de overeenkomst, zolang de opdrachtgever niet volledig aan zijn verplichtingen heeft voldaan. Portretmakers is gerechtigd deze zaken onder zich te houden totdat volledige betaling van alle opeisbare vorderingen heeft plaatsgevonden.

Artikel 17: Bewaartermijnen van materiaal

Portretmakers zal voltooide projecten en bijbehorende bestanden gedurende een bepaalde periode bewaren, met inachtneming van de privacy van cliënten en de beperkte opslagcapaciteit. Tenzij uitdrukkelijk anders afgesproken, hanteert Portretmakers de volgende bewaartermijnen:

Videoportretten: Ruwe bronbestanden (onbewerkte video-opnames) worden tot 3 maanden na afronding van het project bewaard op de servers/archieven van Portretmakers. Het uiteindelijke gemonteerde eindproduct (de voltooide video) wordt tot 2 jaar na afronding bewaard.
Overige producties (zoals podcasts, bedrijfsfilms, fotoseries): Ruwe opnames/bestanden worden tot 3 maanden na oplevering bewaard. De afgemonteerde eindproducten worden tot 2 jaar na oplevering bewaard.

Na het verstrijken van bovengenoemde termijnen kan Portretmakers de bestanden verwijderen en is zij niet verplicht deze nog langer te archiveren. Indien de opdrachtgever wenst dat materiaal langer bewaard blijft (bijvoorbeeld met het oog op eventuele nabestellingen of hergebruik), dient hij dit tijdig aan te geven zodat in overleg een langere bewaartermijn of overdracht van bestanden kan worden afgesproken.

Let op: Hoewel Portretmakers binnen de genoemde termijnen zorg draagt voor het bewaren van de bestanden, kan zij niet garanderen dat gegevens nooit verloren gaan door overmacht of technische storingen. De opdrachtgever wordt aangeraden om na levering zelf ook een back-up te maken van de ontvangen bestanden.

Artikel 18: Wijziging van de voorwaarden

Portretmakers behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden in de toekomst te wijzigen of aan te vullen. Eventuele wijzigingen gelden echter uitsluitend voor nieuwe offertes en overeenkomsten (of voor nog niet uitgevoerde gedeelten van lopende overeenkomsten). Portretmakers zal gewijzigde voorwaarden tijdig en schriftelijk of per e-mail aan de opdrachtgever toezenden voordat deze van kracht worden.

Indien de opdrachtgever een voorgestelde wijziging in de algemene voorwaarden niet wil accepteren, heeft hij het recht de overeenkomst waarop de nieuwe voorwaarden van toepassing zouden worden, te ontbinden per de datum dat de gewijzigde voorwaarden in werking treden. Het ontbinden van de overeenkomst op deze grond dient schriftelijk te gebeuren. Bij voortzetting van de samenwerking na de ingangsdatum van de wijziging wordt de opdrachtgever geacht de gewijzigde voorwaarden te hebben geaccepteerd.

Artikel 19: Toepasselijk recht en geschillen

Op alle overeenkomsten, offertes en diensten van Portretmakers evenals op deze algemene voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen die uit de overeenkomst of deze voorwaarden voortvloeien, zullen – indien onderling overleg of mediation geen oplossing biedt – worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Portretmakers gevestigd is, tenzij dwingend recht een andere bevoegde rechter aanwijst.

Artikel 20: Vragen en contact

Deze algemene voorwaarden zijn met zorg samengesteld om duidelijkheid te bieden over wederzijdse rechten en plichten. Heeft u na het lezen van deze voorwaarden nog vragen of opmerkingen, of wenst u nadere toelichting? Neem dan gerust contact op met Portretmakers. U kunt ons bereiken via e-mail op info@portretmakers.nl of telefonisch op +31 (0)6 30093582. We staan u graag te woord en helpen u verder.

Versie: april 2025. Bij vragen over de interpretatie van deze voorwaarden of voor de meest actuele versie kunt u terecht op onze website of contact opnemen met Portretmakers.

– DOWNLOAD ALGEMENE VOORWAARDEN –